Mấy năm qua một số cơ sở đào tạo có chương trình bổ túc nghiệp vụ cho các giám đốc dự án và gần đây có đào tạo cán bộ cần có chứng chỉ đã học qua chương trình quản lý dự án.

Cán bộ quản lý dự án là những người tham gia trong việc chuẩn bị đầu tư và thực hiện các dự án đầu tư và xây dựng, tạo nên công trình làm gia tăng phát triển xã hội.

Quản lý dự án là một nghề tổng hợp. Nghề này đòi hỏi kiến thức về quản lý, đưa một dự án từ ý tưởng được dự báo kết quả bằng bản dự án đầu tư và xây dựng và cuối cùng, đem thực thi biến ý tưởng thành hiện thực vật chất, nhà cửa, công trình cụ thể đóng góp làm tăng sự phát triển kinh tế xã hội của đất nước.

Quản lý là nghề khoa học mà đối tượng là nghiên cứu về việc lập kế hoạch, tổ chức và quản lý các nguồn lực để mang lại sự hoàn thành có kết quả các mục tiêu cụ thể và các mục đích đề ra. Quản lý áp dụng các kiến thức, kỹ năng, cũng như là công cụ và kỹ thuật vào các hoạt động phối hợp nhiều người nhằm đạt được các mục tiêu đề ra.

Những thách thức chính của quản lý là làm sao để đạt được các mục tiêu cụ thể và các mục đích đề ra với sự thúc ép về thời gian, về phạm vi công tác, và nhất là với một chi phí xác định.

Nhiều cán bộ quản lý dự án của chúng ta giữ vai trò giám đốc dự án không được đào tạo có hệ thống mà chỉ dựa vào sự tín nhiệm của cấp trên để thực hiện nhiệm vụ, ít ai nghĩ rằng quản lý là một nghề mà coi là một cấp bậc để đề bạt cán bộ.

Vì lẽ đó, rất nhiều dự án đã không thành công như mong muốn, ngược lại hạn chế kết quả đến mức được cho là thất bại, làm tốn kém tiền của và công sức của bao người.

Thông tư 25/2009/TT-BXD ngày 29-07-2009 của Bộ Xây Dựng hướng dẫn về bồi dưỡng nghiệp vụ quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình và giám sát thi công xây dựng công trình là biện pháp xử lý tình huống nhằm hạn chế phần lỗ hổng là nhiều học viên, là người sẽ phải quản lý dự án mà còn thiếu nhiều hiểu biết về quản lý dự án.

Người giám đốc dự án cần được hình dung như thế nào? Người giám đốc dự án là người:

1) Có nghiệp vụ, hiểu biết các điều cần làm trong quá trình chuẩn bị đầu tư, thực hiện đầu tư.

2) Là người lãnh đạo nên giám đốc dự án phải tập hợp và điều khiển được những người trong Ban quản lý dự án cùng mình hoàn thành nhiệm vụ.

3) Là người lao động trí óc nên phải biết phương pháp lao động có khoa học nhằm nâng cao chất lượng công tác của mình.

Như vậy, chúng ta hình dung thấy người giám đốc dự án cần có 3 tiêu chí phải được đào tạo là : Biết được nhiệm vụ phải thực hiện ( phần 1), phải có tư cách là người lãnh đạo (phần 2) và có kỹ năng tự nghiên cứu và điều hành ( phần 3).

Quản lý dự án là một nghề khoa học, có nghiệp vụ mà đối tượng là nghiên cứu về việc lập kế hoạch, tổ chức và quản lý các nguồn lực để mang lại sự hoàn thành có kết quả các mục tiêu cụ thể và các mục đích đề ra.

Quản lý là dự án là việc áp dụng các kiến thức, kỹ năng, cũng như là công cụ và kỹ thuật vào các hoạt động phối hợp nhiều người nhằm đạt được các mục tiêu đề ra.

Những thách thức chính của quản lý là làm sao để đạt được các mục tiêu cụ thể và các mục đích đề ra với sự thúc ép về thời gian, về phạm vi công tác, và nhất là với một chi phí xác định.

Với suy nghĩ như thế, việc đào tạo cán bộ quản lý phải cho học viên thấy rõ được các chức năng chính của cán bộ quản lý là phải có nghề để lập được kế hoạch , biết cách tổ chức có nghĩa là biết xây dựng được cơ chế, xây dựng được cơ cấu thích hợp. Người cán bộ quản lý phải biết lãnh đạo đồng thời phải biết phương thức kiểm tra. Những kiến thức nghề nghiệp này phải được điều hành theo kỹ năng có tính chất nghiệp vụ, điều này thể hiện qua chức năng phối hợp tốt các thành viên trong tổ chức, các bộ phận trong tổ chức. Lâu nay những hiểu biết này được thu nhận tự phát qua đời sống thực tế. Cần để những hiểu biết này được tiếp nhận tự giác qua đào tạo mới rút ngắn được thời gian cung cấp cán bộ cho nhu cầu sản xuất ngày càng rộng, càng đòi hỏi có nghiệp vụ.

Nhiệm vụ người giám đốc dự án phải thực hiện được thể hiện qua nội dung của Thông tư số 25/2009/TT-BXD. Tối thiểu người quản lý dự án phải nắm được 8 chuyên đề sau đây :

Chuyên đề 1. Tổng quan về quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình (12 tiết)

Chuyên đề 2. Lựa chọn nhà thầu trong hoạt động xây dựng (4 tiết)

Chuyên đề 3. Hợp đồng trong trong hoạt động xây dựng (4 tiết)

Chuyên đề 4. Quản lý tiến độ của dự án đầu tư xây dựng công trình (4 tiết)

Chuyên đề 5. Quản lý chất lượng của dự án đầu tư xây dựng công trình (8 tiết)

Chuyên đề 6. Quản lý chi phí của dự án đầu tư xây dựng công trình (8 tiết)

Chuyên đề 7. Quản lý an toàn lao động, môi trường xây dựng và quản lý rủi ro trong thực hiện dự án đầu tư xây dựng công trình (8 tiết)

Chuyên đề 8. Thanh toán, quyết toán vốn đầu tư xây dựng công trình (4 tiết)

Tổng thời lượng dự kiến để nghiên cứu là 52 tiết.

Trên đây là những kiến thức về nghiệp vụ và thời lượng tối thiểu mà một người làm quản lý dự án phải nắm được. Trên cơ sở những kiến thức tối thiểu này mà người làm quản lý dự án sẽ tích lũy kinh nghiệm cho mình trong quá trình điều hành chuẩn bị và thực hiện dự án, tạo cho mình những hiểu biết nghiệp vụ cần thiết.

Người giám đốc dự án phải nhận thức được rằng mình là người lãnh đạo trong việc điều hành thực hiện một dự án.

Lãnh đạo ở đây, nếu hiểu theo " điều khiển học" thì đó là máy điều khiển. Cơ sở đào tạo có nhiệm vụ chế tạo ra máy điều khiển có đủ tính năng để điều khiển một hệ thống lớn.

Điều khiển một hệ thống lớn không đơn giản chút nào.

Hệ thống lớn có thể hình dung là một đơn vị sản xuất, là sự thực hiện một dự án, một cơ quan, một tổ chức có con người tham gia như những thành viên.

Mỗi người là một hệ thống phức tạp thì nhiều người hình thành một hệ thống lớn.

Cái khó của quản lý một hệ thống lớn có con người tham gia là phải tuân theo các yêu cầu của hệ điều hành một hệ thống lớn.

Hệ thống lớn có những quy tắc riêng của nó. Hệ thống lớn có con người tham gia , cần hiểu rõ các quy tắc của hệ thống lớn và hệ thống lớn có con người tham gia.

Một trong những yêu cầu của điều kiển học là máy điều hành phải phức tạp hơn hệ thống máy bị điều khiển. Hay nói cách khác, người quản lý cao hơn phải biết cách thực hiện các công việc của cấp dưới. Thí dụ cái máy tính ta đang dùng. Nếu ra nhiều lệnh đồng thời, máy không xử lý kịp là máy treo luôn . Gõ thế nào máy cũng ỳ ra. Có lẽ là bộ xử lý không đủ mạnh về tốc độ xử lý, có thể là không có chương trình tương thích để chạy, điều này có nghĩa là máy không đủ độ phức tạp để chấp hành các lệnh.

Hay như khi điều khiển hệ thống lớn có con người tham gia thì hãy nắm được các điều kiện tâm sinh lý của con người với tư cách là sinh vật. Sinh vật có quy luật là thường xuyên sinh ra những yếu tố chống lại các kích thích ngoại lai nhằm duy trì khả năng tồn tại của mình. Cho nên một trong những quy tắc điều khiển hệ thống có con người tham gia là phải tạo ra các yếu tố kích thích nhằm làm cho con người muốn lao động. Con người không muốn lao động thì sao lao động có kết quả được. Phải cho người lao động thấy rằng họ cần làm việc. Làm việc thì có lương và có lương thì đỡ thiếu thốn hoặc dễ chịu trong cuộc sống. Làm việc tốt thì được khen thưởng, được kính trọng. Nếu chỉ kích thích kiểu " làm tốt được thưởng gì" nghĩa là chỉ kích thích một chiểu thuận thì , do con người là sinh vật nên tự sinh ra các yếu tố chống lại sự kích thích ngoại lai , nên điều này sẽ làm cho con người trơ nhờn với kích thích chiều thuận, dần dà, con người lại kém ham muốn lao động. Phải tồn tại kích thích chiều nghịch, nghĩa là nếu không ham muốn lao động sẽ bị giảm thu nhập , giảm uy tín trong cộng đồng, nói chính xác là sẽ bị trừng phạt, sẽ bị tác động kiểu kích thích ngược chiều.

Người lãnh đạo , qua thực tế công tác và qua rèn luyện phải xây dựng được quyền lực của lãnh đạo.

Trong khoa học về quản lý, quyền lực của lãnh đạo được hình thành từ 4 nguồn tiềm năng:

* Do chức vụ, địa vị tự thân nó tạo ra quyền lực của người lãnh đạo

* Do chuyên môn, kỹ năng, nghiệp vụ tốt mà tạo được quyền lực vì điều phát biểu ra thường phù hợp với quy luật phát triển của tự nhiên.

* Do rèn luyện, đạo đức và tác phong cũng như quan điểm giải quyết công việc của cá nhân người lãnh đạo hình thành quyền uy lãnh đạo. Cuộc sống thực ngoài đời, người lãnh đạo phải là tấm gương về đạo đức. Tu thân, tề gia, trị quốc, bình thiên hạ. Xã hội Việt nam với nền văn hóa phương Đông, không cho phép người lãnh đạo buông thả cuộc sống thực của mình.

* Do tố chất, quyền uy bẩm sinh , do lịch sử, do kinh nghiệm lâu năm ở các nơi hoạt động trước đó của người lãnh đạo, do con dòng cháu giống. Loại quyền uy này tiềm ẩn dưới dạng phi vật chất, dạng uy tín quá khứ.

* Do hệ thống của tổ chức đem lại .

Xã hội ngày càng văn minh, quyền lực do chức vụ, địa vị, tố chất, bẩm sinh, ngày càng giảm ý nghĩa. Vấn đề là thực lực, là người lãnh đạo phải qua công tác của mình tại vị trí điều khiển của mình mà tự xây dựng cho mình uy tín.

Phải xây dựng quyền lực dựa vào quá trình vận động tự thân . Phải qua cách xử lý thực tế vì dân, vì quyền lợi của cộng đồng mà xây dựng uy tín cho mình. Cần tránh những thủ đoạn mỵ dân, ve vuốt dư luận để xây dựng cho mình uy tín giả tạo. Cách này không bền và thường thất bại trong điều hành thực tế.

Trong thời đại văn minh, sự rèn luyện hay nói cách khác là sự đào tạo một người quản lý, không những bằng cách lựa chọn các tiêu chí xã hội mà cần xem xét và đào tạo để cho người lãnh đạo biết xây dựng cho mình các tố chất:

* Tố chất nhạy cảm : Để làm tốt được vai trò lãnh đạo, yếu tố tố chất của người lãnh đạo rất cần thiết và có thể nói là cần nhất. Người lãnh đạo cần có cảm nhận về thái độ, tình cảm, mong muốn, buồn vui ... của những người chung quanh mình mặc dù khả năng tiếp xúc của người lãnh đạo cũng bị hạn chế như mọi người khác.

* Sự chính trực : Là điều mà thuộc cấp của người lãnh đạo chờ đợi . Sự chính trực mang đến niềm tin của quần chúng trong đơn vị. Đó là nhân tố để quần chúng quyết định có nên đi theo người lãnh đạo này hay không. Ít nhất thì người lãnh đạo, qua sự hình thành chiến lược sản xuất, qua sách lược thực hiện cũng như qua phương thức tác chiến phải để cho quần chúng thấy được rằng đã tồn tại ý niệm về sự chính trực của người lãnh đạo.

* Người lãnh đạo phải có nghị lực. Nghị lực để vượt qua các khó khăn từ ngoại cảnh. Nhiều khi sự tín nhiệm của quần chúng chỉ là ở đây.

* Sự tự tin : rất cần thiết để thực hiện các công việc, mà đôi khi lại chỉ đơn giản như làm sao diễn tả mạch lạc, rõ ràng trước quần chúng cái mà tổ chức mong muốn, điều cần làm của mọi người.

* Động lực làm lãnh đạo: điều này thể hiện sự khát khao hoàn thành nhiệm vụ. Nếu nhìn vào các nhu cầu của một con người theo thang phân định của A. Maslow, một triết gia lớn của thế kỷ 20, thì hai nhu cầu sau là esteem needs ( nhu cầu được tôn trọng ) và self-actualization needs ( mong muốn được tự thực hiện). Không đề cập đến tham vọng theo mọi nghĩa nhưng người lãnh đạo cần thiết phải có động lực làm lãnh đạo.

* Trí thông minh : không đòi hỏi người lãnh đạo phải thông minh nhất, có chỉ số IQ cao nhất, chuyên môn giỏi nhất nhưng phải có khả năng phân tích các vấn đề xuất hiện và nhạy cảm với cơ hội.

* Hiểu biết về nghiệp vụ mà mình thực hiện lãnh đạo. Mức độ hiểu biết về chuyên môn chỉ yêu cầu đủ để ra quyết định đúng lúc, đúng mức cần thiết. Không ai có đủ thời gian để làm chuyên môn thật giỏi mà lãnh đạo lại tuyệt vời cả.

Mười tính cách và khả năng của cán bộ lãnh đạo cần được đào tạo để hình thành chắc chắn là:

1. Tầm nhìn

2. Sự đam mê và đức hy sinh

3. Sự tin tưởng, sự quyết tâm và tính bền bỉ

4. Biết xây dựng hình ảnh tốt

5. Sự gương mẫu

6. Vai trò bên ngoài

7. Tạo sự tin tưởng cho những người thuộc cấp

8. Có khả năng phát động khi cần thiết

9. Khả năng cấu trúc tốt

10. Có khả năng truyền cảm tốt.

Phải cho người lãnh đạo biết rằng họ có 7 điều cần làm chi phối trong suốt quá trình công tác của họ. Đó là :

1. Thiết lập tầm nhìn cho tổ chức mà người lãnh đạo phải quản lý.

Nhiều người cho rằng điều này khá mông lung nhưng thực tiễn cho thấy, tầm nhìn là ngọn đèn soi sáng cho chiến lược phát triển của đơn vị. Không tổ chức nào lại thành công khi không thiết lập được tầm nhìn. Có nhiều cách thể hiện ý niệm này như chiến lược phát triển, mục tiêu dài hạn ... Đó là mục tiêu của đơn vị mà người lãnh đạo phải thiết lập trong nhiệm kỳ của mình , hướng mọi nỗ lực của đơn vị cho việc thực hiện đạt mục tiêu đó.

2. Tập hợp quần chúng nhằm thực hiện mục tiêu của đơn vị.

Mục tiêu dài hạn cũng như các mục tiêu của từng giai đoạn, từng thời kỳ. Cần làm cho người lao động trong đơn vị thích thú với công việc mà họ được giao, đam mê thực hiện công việc ấy và tin tưởng sẽ thành công khi thực hiện tốt. Không thể nói chung chung rằng sự nghiệp cách mạng là sự nghiệp quần chúng mà phải làm cho người lao động trong đơn vị ham muốn lao động thực sự. Sự ham muốn này được hiểu cả vì lợi ích vật chất cũng như lợi ích về tinh thần, cả yếu tố nâng cao mức sống lẫn những yếu tố tâm linh nữa.

3. Động viên, cổ vũ toàn bộ đội ngũ thuộc cấp.

Công tác quản lý làm cho thuộc cấp bị ức chế và đôi khi cảm thấy mất động lực hành động. Sự cổ vũ đúng lúc, đúng đối tượng, đúng phương pháp của người lãnh đạo hết sức cần thiết , điều này cũng đồng nhất với việc phê bình, kỷ luật đúng lúc và nghiêm minh.

4. Xây dựng chiến lược cho tổ chức.

Đây là sự thể hiện cụ thể của tầm nhìn qua nhiều giai đoạn. Chiến lược phải là một chuỗi có hệ thống, xuyên xuốt tầm nhìn. Chiến lược là sự mềm dẻo nhằm thực hiện tầm nhìn phù hợp với thực tiễn, với các điều kiện cụ thể của bên trong và bên ngoài tổ chức, của thị trường, của xã hội và với bản thân tổ chức mình.

5. Ra quyết định.

Ra quyết định đúng lúc, kịp thời trong môi trường đầy rẫy rủi ro là kết quả của quá trình nghiên cứu nghiêm túc về sự phát triển của đơn vị.

6. Tạo ra sự thay đổi cần thiết cho đơn vị khi xã hội có nhiều biến chuyển, nền kinh tế có nhiều biến chuyển, thị trường có nhiều biến chuyển.

Phải tạo ra sự thích ứng của đơn vị mình với các biến động và đầy rẫy rủi ro. Sự thay đổi này là cần thiết nhằm tránh những tổn thất của mọi biến động từ các nhân tố bệ ngoài. Sự thay đổi này phải phù hợp với những điều kiện cụ thể của đơn vị mà mình đang lãnh đạo nhằm tránh trì trệ và những tổn thất không đáng có, Quản lý đơn vị cần được quan niệm là một thực thể động. Ngại khó, ưa tĩnh là dấu hiệu của thất bại.

7. Cần tạo dựng một môi trường lao động lành mạnh cho tổ chức của mình.

Do hệ bị điều khiển là một hệ thống lớn có con người tham gia như đã trình bày ở trên, cần luôn đổi mới phương thức kích thích lòng ham muốn lao động của người lao động. Sự hài hòa giữa cống hiến và hưởng thụ, sự công bằng trong cống hiến và hưởng thụ là yếu tố thành công trong sự phát triển doanh nghiệp.

Người lãnh đạo phải học tập, nghiền ngẫm về bản thân mình, tìm cho mình một phương pháp tiếp cận với các vấn đề thực tế, xây dựng cho mình được phương pháp công tác hiệu quả nhất.

Người này hay người kia bảo là có tiềm năng hơn nhau, chủ yếu là họ có phương pháp tốt hơn nhau. Phương pháp tư duy, phương pháp biến tư duy thành hành động. Phương pháp nghiên cứu, phương pháp triển khai kết quả của nghiên cứu.

Thông tin hay kiến thức thì vô cùng vô tận, nhưng phương pháp là hữu hạn. Hãy xây dựng cho mình phương pháp của mình.

Để minh họa cho phương pháp nghiên cứu ý tưởng, xin nêu trường hợp nghiên cứu khi kiểm tra các yếu tố tham gia thực hiện dự án. Nếu chỉ suy nghĩ và hình dung trong đầu thì thường sót tình huống hoặc thấy cảm giác chung là quá phức tạp. Hãy lấy giấy và vạch các sơ đồ khối liên hệ và mở rộng vấn đề, ta có sơ đồ:

1. Hệ thống con về tiến độ thực hiện dự án

2. Thành tố kiểm soát tiến độ

3. Thành tố nhân lực thi công :

Đây là phương pháp suy nghĩ trên sơ đồ. Bằng phương pháp này, ý tưởng được mổ xẻ chi tiết và được nêu hết các tình huống. Các thành phần con được đặt trong mối quan hệ hữu cơ lẫn nhau và cách suy nghĩ thế này là tốt hơn hẳn cách lo lắng chung chung.

Người lãnh đạo thực hiện dự án cần được đào tạo kỹ hơn so với những hiểu biết nghiệp vụ ban đầu trong thông tư 25/2009/TT- BXD.

Đào tạo có hệ thống, chắc chắn chúng ta sẽ có những giám đốc dự án đảm nhiệm tốt được nhiệm vụ : người giám đốc dự án cần có hiểu biết về nghề nghiệp, phải xây dựng cho mình một uy tín với cộng đồng và phải có phương pháp tốt trong tư duy và triển khai. Phải qua đào tạo mà có cán bộ. Là cơ sở đào tạo, cần nhìn thấu đáo vấn đề mà đặt mục tiêu và phương pháp đào tạo ./.